Utilisation avancée de Ms Word 

Ce TP vous fait découvrir la gestion de grands documents et est orienté vers la production du mémoire professionnel (les copies d'écran sont réalisées avec Word 97 sous Windows).
  1. Création d'un document
  2. Création des styles
  3. Application des styles
  4. Création d'une table des matières
[Présentation], [Conseils]
TP traitement de texte : [Premiers pas], [Mise en page]
TP tableur : [Tableaux de calcul], [Exemples]

Un document est constitué de paragraphes. Pour signaler la fin d'un paragraphe, il suffit d'appuyer sur la touche entrée. Vous pouvez choisir de visualiser les marques de fin de paragraphe ¶ (et d'autres carctères non-imprimables) par le menu Outils option Option et l'onglet Affichage; il suffit ensuite de cocher la case adéquate; ces options sont des préférences de Word et ne sont pas enregistrées avec le document.Sur le réseau le lieu d'enregistrement (station ou dossier de profil personnel) dépend du choix des administrateurs.

1 Création d'un document

Une fenêtre Nouveau document s'étant ouverte, enregistrez le document (même vide) dans votre espace personnel.
Tapez le plan suivant (il ne s'agit que d'un exemple tiré de Bisault 1), l'indentation n'est pas à reproduire mais sert à visualiser le niveau de chaque titre qui sera défini par la suite, ne vous préoccupez pas de la numérotation pour le moment :
Introduction
Problématique
Définition du problème
Références théoriques
Questionnement
Formulation d'hypothèses
Méthodologie retenue pour la recherche
Choix de l'expérience pédagogique
Déroulement de l'expérience (situations pédagogiques)
Recueil des résultats
Etude critique
Interprétation et relativisation des résultats
Comparaison avec les résultats de la littérature
Conclusion
Bibliographie
Annexes
Tapez le contenu d'un des paragraphes (par exemple l'introduction) :
bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla.
attention
Il est préférable de taper tout le document avant de procéder à sa mise en page.

Au lieu d'utiliser la règle pour mettre en forme chaque paragraphe, vous allez définir et appliquer des styles. L'intérêt est de définir en un seul endroit en quoi consiste un style donné et de l'appliquer ensuite à toute une classe de paragraphes. Deux options sont possibles : redéfinir les styles existants enregistrés dans normal.dot ou en créer de nouveaux. La deuxième solution sera préférée (bien que plus complexe car elle enregistre les styles crées avec le document), le fichier normal.dot pouvant être partagé par des utilisateurs différents (cela dépend des administrateurs du réseau). Les styles agissent sur : la police par défaut du paragraphe, sa taille, son affichage (gras, italique); l'interligne, les tabulations, les bordures, la langue (pour la correction orthographique), l'encadrement; le niveau hiérarchique du paragraphe et sa numérotation.

2 Création des styles

nouveau style
Cliquez sur le menu Format option Style. Dans la fenêtre, cliquez sur Nouveau. Créez le style (nommé par exemple mem_standard) selon l'illustration à droite : basé sur Aucun style (vous pouvez aussi vous baser sur Normal).

paragraphe

Il sera nécessaire de cliquer sur le menu déroulant Format puis l'option Paragraphe pour choisir l'alignement Justifié; conservez Corps de texte comme niveau hiérarchique. Vous pouvez choisir un espacement de 12 pt. Cliquez à nouveau sur Format puis Langue pour choisir le Français (vous pouvez choisir des langues différentes pour différents paragraphes d'un texte).

Recommencez pour créer le style mem_titre1 : se baser sur aucun style ou sur mem_standard, choisir une police plus grasse, l'alignement à gauche et le niveau hiérachique 1. Dans le menu déroulant Format cliquez aussi sur Numérotation, puis Hiérarchisation et choisir celle qui vous convient (la numérotation de type I, A, 1, a est plus facile à mettre en oeuvre). Créez encore deux styles basés sur mem_titre1 en modifiant seulement le niveau hiérarchique (niveaux 2 et 3).

style

La fenêtre des styles devrait ressembler à l'illustration de droite.

Il est possible de définir un style à partir d'un paragraphe déjà mis en forme : ce paragraphe étant sélectionné, tapez un nom pour le style dans la partie gauche de la barre d'outils Mise en Forme menu style puis validez par Entrée. Si vous voulez disposer de toutes les options, modifiez ensuite ce style par le menu Format option Style. Dans la fenêtre, sélectionnez le style qui vient d'être créé, puis cliquez sur Modifier.

2.1 Importer les styles d'un autre document

Ouvrir le document contenant les styles à importer (la source). Cliquez sur le menu Format option Style. Dans la fenêtre, cliquez sur Organiser.

organiser

La partie droite de la fenêtre concerne par défaut le fichier normal.dot. Cliquez sur le bouton Fermer le fichier (celui de droite) qui... se transforme en Ouvrir le fichier ! Vous allez bien entendu choisir le document cible. Il suffit alors de sélectionner les styles à gauche pour les copier à droite par un clic sur le bouton Copier.

3 Application des styles

palette styles
palette mise en forme
Il suffit de cliquer à l'intérieur d'un paragraphe, puis de dérouler le menu des styles (sur la gauche de la barre d'outils Mise en forme). Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs paragraphes avec la souris pour leur appliquer le même style. La barre d'outils de mise en forme peut être aussi affichée sous forme d'une palette, mais à cause des limitations de Windows, ne peut sortir de la fenêtre de l'application. Le plus rapide est cependant d'utiliser le mode plan.

Cliquez sur le menu Affichage option Plan. Dans la barre de menu supplémentaire qui s'affiche vous pouvez :
plan afficher seulement les titres de niveau 1, ou jusqu'au niveau 2... ou tout afficher;
plus ou moins développer l'élément sélectionné ou le réduire
déplacement déplacer un élément et tous les éléments de niveau hiérarchique inférieur qu'il contient.

Pour supprimer la numérotation de certains titres (introduction, etc.), placez le curseur dans ces titres, pluis choisir le menu Format option Puces et numéros. Dans la fenêtre choisir aucun pour l'onglet Hiérarchisation.

4 Création d'une table des matières

Cette création ne se fait qu'une fois le document finalisé. Elle génère automatiquement les numéros de page, mais si vous supprimez ou ajoutez ensuite des paragraphes, la mise à jour n'est pas automatique. Activer l'Aperçu avant impression (menu Fichier) force généralement cette mise à jour. Les touches Alt + F9 permettent de passer du mode affichage du code au mode affichage de la table des matières.

Placez vous avant l'introduction et insérez un saut de page. Placez vous avant ce saut de page (à moins que vous ne souhaitiez placer la table des matières à la fin) et cliquez sur le menu Insertion option Tables et Index puis sur l'onglet Table des matières. Conservez Depuis modèle. Validez... C'est le genre de fonction qui récompense de tous les efforts fournis jusqu'ici.

La mise en page de la table des matières est définie dans les styles du modèle normal.dot; ils se nomment TM1, TM2, etc. Il est toujours possible de modifier ces styles s'ils ne vous convienent pas (par exemple pour modifier la police, etc.); ils sont basés sur le style Normal.

 Références

(1) Bisault J. Lavarde A.. 1995. Le mémoire en IUFM, théorie et pratique. CDDP de l'Oise : 54.

accueil > Ms Office > Word avancé